Урок 6 Реквизиты коммерческого письма
Раздел П Коммерческая корреспонденция и документация
第二部分 商务函电及文件单证
Урок 6 Реквизиты коммерческого письма
第6课 商务信函的要项
Коммерческая корреспонденция （商务函电）– переписка, связанная с подготовкой, оформлением, заключением и выполнением коммерческой сделки.
Коммерческая корреспонденция носит официальный характер и может иметь юридическую силу, так как она составляется от имени юридического лица (организации, предприятия и т. п.).
Коммерческая корреспонденция составляется на основе существующих стандартов. Унификация её осуществляется по рекомендациям Рабочей группы по упрощению процедур международной торговли Комитета по развитию торговли ЕЭК ООН.
ЕЭК ООН – Европейская экономическая комиссия Организации Объединённых Наций 联合国欧洲经济委员会.
В практике экономической деятельности используются несколько видов коммерческой корреспонденции, которые подразделяются на 2 группы:
1. группа простых писем (письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-подтверждение) 简单信函;
2. группа контрактных документов (запрос, ответ на запрос, письмо-предложение (письмо-оферта), ответ на предложение, рекламация, ответ на рекламацию) 合同文件类信函.
Все виды коммерческой корреспонденции передаются при помощи почты и с использованием современных средств передачи информации: телетайп, телефакс, электронная почта.
Коммерческая документация（商务文件及单证）– совокупность документов, отражающих различные стороны деятельности организаций и предприятий и используемых при совершении коммерческих сделок.
Коммерческая документация условно делится на следующие виды:
1. Оперативно-коммерческая документация 商务业务文件及单证
1) экспортные и импортные контракты и дополнения к ним进出口合同及其补充书;
2) спецификации明细单;
3) предложение (оферта) 报价, запрос询价.
2. Транспортная документация 运输单证
1) железнодорожная накладная铁路运单;
2) коносамент提单.
3. Товаросопроводительная документация 随货单证
1) отгрузочная спецификация 发货明细单;
2) упаковочный лист 装箱单;
3) сертификат качества 品质检验证书.
4. Расчётная документация 结算单证
1) счёт 帐单;
2) спецификация к счёту 帐单明细单.
5. Страховая документация 保险单证
1) страховой полис 保险单.
6. Ветеринарная документация 动物产品检疫单证
1) ветеринарное свидетельство 兽医检验证书.
Коммерческое письмо（商务信函） – документ, содержащий официальную коммерческую информацию и надлежащим образом оформленный, пишется на бланке.
Коммерческое письмо имеет следующие признаки официально-делового стиля речи 商务信函具有公文事务语体的下列特征:
наличие речевых стандартов-клише使用程式化的套语;
точность и лаконизм изложения叙述准确简洁;
широкое использование терминологии广泛使用术语;
широкое употребление отглагольных существительных广泛使用动名词;
широкое употребление отыменных предлогов广泛使用名词前置词, например, путем, посредством, ввиду, в качестве, в порядке, в случае, в условиях, в счет, в течение, в интересах, в целях, на основании, на основе, по причине, со стороны, в соответствии с, в связи с, в зависимости от, по сравнению с ...;
частое употребление глагольно-именных сочетаний вместо глаголов 常用动词和名词的词组来替代动词, например, оказать содействие – содействовать, принять участие – участвовать, выразить благодарность – поблагодарить, произвести (осуществить) платёж – заплатить;
широкое использование форм страдательного залога广泛使用动词被动态形式, например, письмо получено, был подписан контракт, предложение будет направлено ...;
широкое употребление простых предложений с однородными членами, с причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями广泛使用带有同等成分、形动词短语、副动词短语、插入语、插入结构的简单句;
широкое использование сложных предложений и т.д.广泛使用复合句
Стандартизация – одна из основных особенностей коммерческого письма程式化是商务信函的基本特点之一. Коммерческое письмо должно быть составлено с соблюдением определенных требований формы.
Каждая организация или предприятие имеет свой бланк коммерческого письма商务信函空白信笺. Коммерческое письмо обычно имеет следующие реквизиты:
На бланке печатаются типографским способом следующие постоянные реквизиты (заголовок письма 函头):
♦ эмблема организации单位标志
♦ наименование организации单位名称
♦ почтовый и телеграфный адрес 通讯地址和电报挂号
♦ номер телефона и факса 电话及传真号码
♦ номер телекса, иногда и абонентского телеграфа 电传及（有时）用户电报号码
♦ адрес электронной почты, иногда и веб-сайта 电子邮箱及（有时）网址
Кроме вышеуказанных реквизитов, в тексте коммерческого письма должны быть следующие составные реквизиты: ♦ индекс и дата исходящего письма 发函号码及日期
♦ индекс и дата входящего письма 来函号码及日期
♦ адресат, иногда и его адрес 收函人及其（有时）地址
♦ заголовок к тексту 事由（函文标题）
♦ текст 信函正文
♦ подпись 签字
♦ отметка о наличии приложения 有关附件的说明
♦ отметка о направлении копий в другие адреса 有关副本抄送事项的说明
Сейчас более подробно остановимся на каждом из этих составных реквизитов коммерческого письма.
Индексы и даты исходящего письма и входящего письма发函和来函的号码及日期.
Пример 1 Наш № 64/10-202 “18”мая 1986 г. （Индекс и дата входящего письма）
Ваш № 359/1079 “7” апреля 1986 г. （Индекс и дата исходящего письма）
Пример 2 “18”мая 1986 г. № 64/10-202（Индекс и дата входящего письма）
На № 359/1079 от 7 апреля 1986 г.（Индекс и дата исходящего письма）
Адресат收函人.
При направлении письма организации указывается её наименование в
именительном падеже. 如收函人为某个单位，用第一格形式打出其名称。
Пример 1 Внешнеэкономическая компания «Общемашэкспорт».
Пример 2 Торговое Представительство РФ в КНР, г.Пекин.
При направлении письма должностному лицу указывается сначала его должность, затем его инициалы и фамилия, а при необходимости указывается и почтовый адрес организации. Должность и фамилия указываются в дательном падеже. 如收函人为某个负责人，应依次打出其职务、名字和父称的第一个字母及姓，必要时也可打上单位的通讯地址。职务和姓要用第三格打出。
Пример 1 Заместителю Председателя
Комитета по бюджету и налогам
Государственной Думы РФ
С.И. Штогрину
Пример 2 Полномочному министру,
Советнику по торгово- экономическим вопросам
Посольства КНР в РФ
Господину Ван Цзюньвэню
100010, Россия, г. Москва,
ул. Дружбы, д.6
Полномочный министру, Советник по торгово-экономическим вопросам 公使衔经济商务参赞
Заголовок к тексту выражается формами «О чём», «По вопросу о чём», «Относительно чего». Иногда под ним проводится черта. 事由（函文标题）用«О чём», «По вопросу о чём», «Относительно чего»等形式表示。有时还在下面划线，如例3。
Пример 1 О поставке угля по контракту № 33-01/41019. Пример 2 По вопросу о розыске груза по контракту № 64/10-50479. Пример 3 Относительно коммерческих организаций с участием китайского капитала, филиалов и представительств китайских компаний.
Текст письма должен быть лаконичным, точным, не допускать различных толкований и посвящён, по возможности, одному вопросу. Его содержание должно быть полным, убедительным, а тон – корректным, нейтральным. 信函正文应简洁明了，含义确切，不得模棱两可，引起歧义，并应尽可能做到“一函一事”。正文内容应当完整，有说服力，语气要得体、适中。
Структурно-логически текст письма состоит из следующих элементов: введение, доказательство, заключение. 就逻辑结构而言，正文由引言、论据、结论等三部分组成。
Во введении излагаются причины, послужившие поводом для составления письма (например, различного рода ссылки – на Протокол о взаимных поставках товаров, на телефонный разговор, на поступившее письмо и т. п.), или история вопроса в той части, которая имеет непосредственное отношение к содержанию письма.
В доказательстве сообщается основная информация письма: излагаются факты, приводятся доводы.
В заключении излагается существо принятого решения (согласие, отказ, предложение и т.п.) или цель письма.
Вышеуказанные элементы логического построения имеют не все коммерческие письма. Например, письмо-сообщение имеет, как правило, только один элемент – заключение (до адресата доводится только результат), два других элемента – введение и доказательство – опускаются.
В отличие от введения и доказательства заключение не может быть опущено. Оно обязательный элемент коммерческого письма.
Начинается и кончается текст письма общепринятой стандартной формулой вежливости. 信函正文首尾均使用礼貌套语。
В начале текста письма – вступительное обращение, помещается на левой стороне или в середине бланка, ниже заголовка к тексту, с красной строки. После него ставится восклицательный знак или запятая. 函文文首用称呼。
Примеры: Уважаемый господин ...!(,) Уважаемая госпожа ...!(,) Уважаемый Игорь Сергеевич (имя и отчество)!(,) Уважаемая Зинаида Лукинична (имя и отчество)!(,) Уважаемые господа!(,)
Заключительная формула вежливости помещается в конце такста письма, в середине или на правой стороне бланка, с красной строки. После неё не ставится знак препинания, или ставится запятая. 函文文尾用敬辞。
Примеры: С уважением(,) С глубоким уважением(,)
В деловой переписке между государственными и правительственными органами различных стран и их дипломатическими представительствами часто употребляется следующая формула вежливости в начале и конце текста письма: 不同国家的官方机关及其外交代表机构之间的业务信函，首尾常使用以下礼节性套语：
В начале текста письма. ... (адресант) свидетельствует своё уважение ... (адресату) и имеет честь ... (что делать). ……谨向……致意并荣幸地……
В конце текста письма. ... (адресант) пользуется случаем, чтобы возобносить Вам уверения в своём весьма высоком уважении. ……借此机会，再次向您表示崇高的敬意。
Пример:
Москва, 11 нояюря 1992 г.
Государственный таможенный комитет РФ свидетельствует свое уважение Посольству КНР в Москве и имеет честь просить оказать содействие в получении за плату последнего издания ежеквартального статистического справочника по внешней торговле КНР.
Государственный таможенный комитет РФ заранее благодарит Посольство КНР в Москве за оказанную любезность и пользуется случаем, чтобы возобновить свои заверения в весьма высоком уважении.
Государственный таможенный комитет Российской Федерации. Посольсто Китайской Народной Республики в Москве
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев. Текст письма, а также изложение каждой новой мысли в письме всегда начинаются с нового абзаца, то есть на расстоянии 3-5 печатных знаков от границы левого поля. 正文可由一段或数段组成。文首及每述一个新的意思应另起一段，段首应留空3-5个字母。
Если текст письма не умещается на одном листе, то второй и последующие листы нумеруются. Текст письма печатается только на лицевой стороне листа. 如正文超过1页，应从第2页开始打上页码。函文只可打在信笺正面。